Persoanele fizice autorizate (PFA) au posibilitatea de a deduce anumite cheltuieli legate de desfășurarea activității economice, inclusiv pe cele aferente utilizării unui autoturism.
Totuși, deducerea acestor cheltuieli este supusă unor reguli clare stabilite prin legislația fiscală, iar modul în care mașina este folosită influențează direct procentul de cheltuieli deductibile.
Cadrul legal pentru deducerea cheltuielilor cu autoturismul
Codul fiscal prevede că o cheltuială poate fi dedusă dacă este efectuată în scopul obținerii de venituri impozabile. În cazul unui autoturism folosit de PFA, este importantă justificarea utilizării în activitatea profesională. Fiscul analizează dacă aceste costuri sunt strict legate de prestarea serviciilor sau de obținerea veniturilor declarate.
Utilizarea exclusivă în scop profesional
Dacă autoturismul este folosit exclusiv pentru activitatea desfășurată ca PFA, cheltuielile pot fi deduse integral, cu condiția ca acest lucru să fie dovedit. Pentru aceasta, este necesar:
- Înscrierea mașinii în patrimoniul afacerii, printr-un contract de aport sau cumpărare pe numele PFA.
- Întocmirea unui registru de evidență a deplasărilor (foaie de parcurs), care să arate clar legătura dintre trasee și activitatea economică.
- Păstrarea facturilor și chitanțelor pentru toate cheltuielile.
Astfel, combustibilul, reparațiile, piesele de schimb, asigurările și impozitele auto pot fi deduse integral.
Utilizarea mixtă: personală și profesională
Majoritatea PFA-urilor folosesc autoturismul atât pentru activitate, cât și în scop personal. În acest caz, legislația limitează deducerea la un anumit procent din cheltuieli. Conform reglementărilor fiscale, dacă mașina are utilizare mixtă, doar 50% din cheltuieli sunt deductibile.
Acest procent se aplică la:
- Carburanți.
- Cheltuieli de întreținere și reparații.
- Asigurări obligatorii și facultative.
- Impozite și taxe auto.
- Amortizarea autoturismului, dacă este inclus în patrimoniul PFA.
Documente justificative necesare
Indiferent de procentul de deducere, este obligatoriu să păstrezi documentele care atestă cheltuiala:
- Facturi și chitanțe pe numele PFA.
- Contract de leasing sau de achiziție, dacă autoturismul este în patrimoniul PFA.
- Foaie de parcurs, în special dacă dorești deducere integrală.
Lipsa documentelor justificative poate duce la respingerea deducerii în cazul unui control fiscal.
Amortizarea autoturismului
Dacă autoturismul este în patrimoniul PFA, costul de achiziție se recuperează treptat prin amortizare. Durata standard de amortizare pentru autovehicule este de 4–6 ani, în funcție de regimul ales. Amortizarea este considerată cheltuială deductibilă, proporțional cu utilizarea profesională a mașinii.
Cheltuieli suplimentare deductibile
Pe lângă costurile uzuale, există și alte cheltuieli legate de autoturism care pot fi deductibile:
- Taxe de drum și viniete.
- Tarife de parcare atunci când sunt legate de activitatea profesională.
- Revizii tehnice periodice (ITP).
- Schimburi de anvelope și servicii conexe.
Pentru aceste cheltuieli, este la fel de important ca legătura cu activitatea PFA să fie documentată.
Particularități pentru leasing
Dacă autoturismul este obținut prin leasing operațional sau financiar, ratele și dobânzile pot fi deductibile, conform legislației. Și aici, se aplică regula procentului de 50% pentru utilizare mixtă sau deducerea integrală pentru utilizare exclusivă în scop profesional.
Riscurile deducerii nejustificate
În cazul unui control fiscal, cheltuielile nejustificate sau care nu pot fi corelate cu activitatea declarată pot fi eliminate din calculul fiscal. Aceasta poate duce la:
- Recalcularea impozitului datorat.
- Obligația de plată a accesoriilor fiscale (dobânzi și penalități).
- Eventuale amenzi pentru nerespectarea regulilor de evidență contabilă.
De aceea, este recomandat să existe o evidență clară și să se evite deducerea cheltuielilor care nu au legătură cu activitatea PFA.
Cum se reflectă deducerea în contabilitate
Pentru PFA-urile care țin contabilitatea în partidă simplă, cheltuielile deductibile cu autoturismul se înregistrează în Registrul-jurnal de încasări și plăți, la rubrica corespunzătoare. Dacă se aplică procentul de 50%, acesta trebuie calculat înainte de înregistrarea sumei în registru.
Exemple de situații practice
PFA cu autoturism în proprietate personală, folosit și pentru activitate, și în scop personal – deduce 50% din toate cheltuielile justificate prin facturi.
PFA cu autoturism în patrimoniul afacerii, folosit exclusiv pentru activitate – deduce 100% din cheltuieli, dar trebuie să mențină o foaie de parcurs detaliată.
PFA care închiriază ocazional un autoturism pentru deplasări profesionale – poate deduce integral cheltuielile de închiriere, dacă sunt documentate și legate de activitate.
Avantajele unei evidențe clare
Menținerea unei evidențe precise aduce beneficii pe termen lung:
- Reducerea riscului de sancțiuni în caz de control.
- Posibilitatea de a maximiza deducerile în limitele legii.
- Claritate în gestionarea bugetului și a costurilor aferente activității.
Recomandări pentru maximizarea deductibilității
- Analizează modul real în care folosești autoturismul pentru a decide dacă merită înregistrat în patrimoniul PFA.
- Ține o foaie de parcurs detaliată, mai ales dacă dorești deducere integrală.
- Păstrează toate documentele justificative și asigură-te că sunt pe numele PFA.
- Consultă periodic un contabil pentru a te asigura că aplici corect legislația.
Schimbări legislative posibile
Reglementările fiscale se pot modifica de la un an la altul, iar procentul de deducere sau condițiile aferente pot fi ajustate. Este recomandat să verifici periodic Codul fiscal și normele metodologice pentru a evita aplicarea unor reguli depășite.
Diferența față de alte forme de organizare
PFA-urile au reguli similare cu microîntreprinderile sau societățile comerciale în ceea ce privește deductibilitatea cheltuielilor auto, însă modul de evidență și calcul poate diferi. Spre deosebire de SRL, unde cheltuielile pot fi încadrate mai flexibil, PFA-urile trebuie să justifice direct legătura cu activitatea declarată.
